In dit artikel

Een stapel netjes georganiseerde rekeningen op een moderne bureau.

Wefact Abonnementen: Factureren en Help bij Toevoegen van Abonnementen

In dit artikel

Het beheren van abonnementen en het factureren ervan kan een uitdaging zijn, vooral als u niet de juiste hulpmiddelen bij de hand heeft. Met mijn uitgebreide ervaring in productabonnementen, opgedaan door het oprichten van BesteAbonnementen.nl, heb ik gezien hoe essentieel efficiënte facturatiesystemen zijn voor bedrijven.

Een oplossing die ik vaak aanraad is Wefact, dankzij zijn gebruiksgemak en flexibiliteit in het omgaan met periodieke facturen.

Wist u dat met Wefact, abonnementen van eenzelfde klant die tegelijk gefactureerd moeten worden, automatisch samengevoegd kunnen worden op één factuur? Dit feit benadrukt hoe krachtig en handig Wefact kan zijn voor uw onderneming.

Lees verder.

Samenvatting

  • Wefact maakt het mogelijk abonnementen automatisch te factureren, wat tijd bespaart en fouten vermindert. Je kunt zelf kiezen wanneer de facturen verzonden worden, waardoor je altijd op tijd bent met het factureren aan klanten.
  • Het toevoegen van nieuwe abonnementen in Wefact is snel en eenvoudig. Door de duidelijke stappen te volgen, kun je meerdere dienstovereenkomsten zonder problemen opzetten en beheren.
  • Door meerdere abonnementen van eenzelfde klant samen op één factuur te plaatsen, verbetert Wefact niet alleen de efficiëntie van het administratieproces, maar ook de overzichtelijkheid voor klanten. Dit helpt bij het voorkomen van verwarring en vergemakkelijkt de financiële communicatie.
  • Met de automatiseringsoptie van Wefact kun je direct vanuit een verstuurde factuur een nieuw abonnement aanmaken. Dit versnelt het proces voor het regelmatig factureren van producten of diensten en zorgt voor consistentie in de facturering.
  • Wefact biedt veilige opslag van administratieve data conform de laatste privacywetgeving, waardoor je gegevens beschermd zijn tegen onbevoegde toegang. Dit geeft vertrouwen in het veilig gebruik van het systeem voor alle administratieve behoeften.

Factureren van abonnementen met Wefact

Met Wefact maak je het factureren van abonnementen eenvoudig en overzichtelijk. Je kunt facturen automatisch laten versturen of zelf handmatig aanmaken via een webservice.

Automatisch versturen van facturen

Met WeFact kunt u het proces rondom het versturen van facturen volledig automatiseren. U stelt eenmaal in op welk moment van de dag u wilt dat uw facturen worden verzonden. Daarna gebeurt alles zonder dat u er nog naar om hoeft te kijken.

Dit bespaart u een hoop tijd en moeite.

Abonnementen die op dezelfde datum gefactureerd moeten worden, worden handig op één enkele factuur gezet voor dezelfde klant. Dit maakt het overzichtelijker voor zowel u als uw klant.

Bovendien helpt het automatiseren van dit proces fouten te voorkomen die vaak gemaakt worden bij het handmatig aanmaken van facturen.

Handmatig factureren via de API-webservice

U kunt uw facturatieproces aanpassen door handmatig te factureren via de API-webservice. Dit biedt flexibiliteit voor specifieke situaties waar automatisch factureren niet past. Met deze webservice haalt u debiteureninformatie op, maakt u facturen aan en stuurt u deze met gemak uit.

Dit is ideaal voor situaties waarin u meer controle wilt over het facturatieproces.

Gebruik maken van de API-webservice stelt u in staat om abonnementen handmatig toe te voegen en te laten factureren. Dit proces is direct en efficiënt, waardoor u tijd bespaart en fouten vermindert.

Het zorgt ervoor dat elk abonnement correct wordt gefactureerd, ongeacht de complexiteit van de klant zijn vereisten.

Een goed georganiseerd kantoor met computer en facturen, minimalistisch en professioneel.

Het toevoegen van nieuwe abonnementen in Wefact

Het is eenvoudig om een nieuw dienstenpakket in Wefact op te zetten. Volg gewoon de stappen in het menu en je hebt snel meerdere dienstovereenkomsten toegevoegd.

Hoe een nieuw abonnement toe te voegen

Het toevoegen van een nieuw abonnement in Wefact is eenvoudig en snel. Volg deze stappen om alles correct in te stellen.

  1. Open Wefact en ga naar de menuknop “Abonnementen”.
  2. Kies vervolgens voor de optie “Nieuw abonnement”.
  3. Vul alle nodige informatie over het abonnementsplan in. Denk hierbij aan de prijs, duur, en startdatum.
  4. Voor ieder product of dienst dat je wilt factureren, maak je een apart abonnement aan. Het is niet mogelijk om meerdere regels tegelijk toe te voegen.
  5. Als je een bestaand product of dienst hebt, selecteer dit uit je lijst. Zo niet, dan kun je een nieuw item toevoegen door op ‘nieuw product’ te klikken.
  6. Stel de facturatiefrequentie in; kies of je maandelijks, jaarlijks, of met een andere regelmaat wilt factureren.
  7. Bepaal welk bedrag per periode gefactureerd moet worden, zowel voor terugkerende kosten als voor eventuele eenmalige kosten.
  8. Bekijk alle ingevulde gegevens goed en bevestig het aanmaken van het nieuwe abonnement.

Deze stappen zorgen ervoor dat elk nieuw abonnement foutloos wordt toegevoegd aan jouw Wefact-systeem, waardoor jouw administratie soepel blijft lopen zonder extra moeite.

Meerdere abonnementen toevoegen aan een factuur

Nadat je hebt geleerd hoe je een nieuw abonnement toevoegt, gaan we nu kijken hoe je meerdere abonnementen tegelijk op één factuur kunt zetten. Dit proces is handig en bespaart veel tijd.

  1. Open de Wefact software en kies de debiteur voor wie je meerdere abonnementen wilt factureren.
  2. Selecteer alle abonnementen die op dezelfde dag gefactureerd moeten worden.
  3. Gebruik de functie ‘samen op 1 factuur’ om deze abonnementen automatisch te combineren. Wefact zorgt ervoor dat alle geselecteerde abonnementen van één klant op dezelfde datum samengevoegd worden tot één overzichtelijke factuur.
  4. Bevestig de gemaakte keuze en bekijk het resultaat in een conceptfactuur voordat deze definitief wordt verstuurd. Dit geeft je de mogelijkheid om eventuele fouten te corrigeren en te controleren of alles klopt.
  5. Verzend de factuur via e – mail direct vanuit Wefact naar je klant, zonder extra stappen nodig te hebben.

Door meerdere abonnementen op deze manier te combineren, verbeter je niet alleen de efficiëntie binnen jouw administratieproces maar ook de duidelijkheid voor jouw klanten. Zij ontvangen één duidelijke factuur met daarop alle relevante informatie, in plaats van verschillende losse facturen.

Een opgeruimd kantoor met een computer, papierwerk en kantoorbenodigdheden.

Het automatiseren van het facturatieproces

Het automatiseren van het facturatieproces maakt uw leven makkelijker. U bespaart tijd door facturen automatisch te verzenden.

Facturen uit een abonnement automatisch versturen

Facturen automatisch versturen bespaart tijd en vermindert fouten. U kiest zelf het tijdstip waarop de facturen worden verzonden. Dit zorgt ervoor dat elke rekening op het juiste moment bij uw klanten aankomt, zonder dat u elke keer handmatig moet versturen.

Het proces is eenvoudig in te stellen binnen Wefact’s instellingen, waarbij u per abonnement de frequentie en het specifieke verzendmoment kunt bepalen.

Dit geautomatiseerde systeem helpt bij het efficiënt beheren van uw administratie en zorgt ervoor dat uw financiën nauwkeurig zijn. Door automatisering worden de kans op menselijke fouten aanzienlijk verkleind.

Volgende, we verdiepen ons in hoe u vanuit een bestaande factuur eenvoudig een nieuw abonnement kunt starten, waardoor dit proces naadloos aansluit op uw bestaande workflow.

Vanuit een factuur een abonnement aanmaken

Na het automatisch versturen van facturen, komt de volgende stap: een abonnement creëren vanuit deze facturen. Dit is een handige functie binnen Wefact. U maakt direct een abonnement aan zodra u een factuur verstuurt.

Dit betekent dat voor ieder product of dienst dat u factureert, u zonder extra moeite een periodiek abonnement kunt starten. Denk eraan dat elk artikel zijn eigen abonnement vereist, aangezien het toevoegen van meerdere diensten aan één abonnement niet mogelijk is.

Dit proces helpt ook bij het toepassen van kortingen op periodieke basis. U selecteert eenvoudig het product of de dienst op de factuur en geeft aan dat dit gefactureerd mag worden als een abonnement.

Zo bespaart u tijd en voorkomt u fouten bij het handmatig invoeren van terugkerende facturen. Met Wefact maakt u dus efficiënt en foutloos nieuwe abonnementen aan, direct vanuit de rekening die u naar uw klanten stuurt.

Veelgestelde vragen over Wefact abonnementen

Heb je vragen over Wefact abonnementen? We behandelen onderwerpen zoals de beveiliging van je administratie, het importeren van gegevens en wat er gebeurt na de proefperiode.

Wat gebeurt er na 30 dagen proefperiode?

Na 30 dagen gratis uitproberen bij WeFact, staat u voor een keuze. U beslist of u doorgaat met dit factuurprogramma. Om verder te gaan, bestelt u eenvoudig via uw WeFact administratie.

Dit proces is rechttoe rechtaan en kost u weinig moeite.

Als u besluit niet verder te gaan, hoeft u niets te doen. Uw toegang tot de diensten wordt dan automatisch beëindigd. Dit betekent dat u niet vastzit aan ongewenste abonnementen of verborgen kosten.

U heeft de controle over wat er na de proefperiode gebeurt.

Is mijn administratie veilig bij Wefact?

Wefact neemt de veiligheid van jouw administratie serieus. Ze zorgen ervoor dat jouw gegevens veilig worden opgeslagen. Dit doen ze volgens de laatste privacywetgeving. Jouw informatie blijft beschermd tegen onbevoegde toegang.

De software van Wefact gebruikt moderne technieken om jouw data te beschermen. Zo kun je met een gerust hart werken. Met Wefact liggen jouw administratieve gegevens altijd achter slot en grendel.

Zo blijft alles wat belangrijk is voor jou, ook echt alleen van jou.

Kan mijn bestaande administratie geïmporteerd worden?

Uw huidige gegevens zoals klanten en producten kunnen meestal kosteloos naar WeFact worden overgezet. Dit maakt de overstap soepel en eenvoudig. U hoeft zich geen zorgen te maken over het verliezen van belangrijke informatie.

Voor de import van abonnementen dient u contact op te nemen met de helpdesk van WeFact. Zij helpen u graag verder met het proces om ervoor te zorgen dat alles correct en efficiënt wordt afgehandeld.

De Voordelen van Wefact Abonnementen

Met Wefact abonnementen krijgt u flexibele mogelijkheden voor het aanmaken en regelmatig factureren van uw abonnementen. U kunt eenvoudig nieuwe abonnementen toevoegen of meerdere abonnementen op dezelfde dag factureren.

Dit maakt het beheren van uw verkopen efficiënter. Elk abonnement is snel aangemaakt, waardoor u meer tijd overhoudt voor andere taken.

Een ander groot voordeel is het heldere overzicht van alle abonnementen per klant. Wefact zorgt ervoor dat abonnementen automatisch samengevoegd worden op één factuur voor dezelfde klant.

Ook worden conceptfacturen die uit abonnementen komen, automatisch verstuurd. Dit zorgt voor een duidelijk en georganiseerd financieel overzicht, waarmee fouten in facturen voorkomen worden.

Zo behoudt u gemakkelijk het overzicht en verloopt de communicatie met klanten soepeler.

Conclusie

Wefact maakt factureren en het beheren van abonnementen simpel. U voegt makkelijk nieuwe abonnementen toe en verstuurt automatisch facturen. Dit bespaart tijd en houdt uw administratie overzichtelijk.

Dankzij de handige functies kunt u moeiteloos uw bedrijf laten groeien. Kies voor gemak en efficiëntie met Wefact voor al uw abonnementen en facturatiebehoeften.

Veelgestelde Vragen

1. Hoe voeg ik een abonnement toe in WeFact?

U kunt eenvoudig een abonnement toevoegen door naar het tabblad ‘abonnementen’ te gaan, op ‘abonnement toevoegen’ te klikken en de vereiste gegevens in te vullen. WeFact helpt u stap voor stap door het proces.

2. Kan ik WeFact gratis proberen voordat ik een abonnement neem?

Ja, WeFact biedt de mogelijkheid om het platform gratis te proberen. Zo kunt u zelf ervaren hoe gemakkelijk het is om abonnementen te beheren en facturen te verwerken.

3. Worden alle abonnementen op dezelfde dag gefactureerd?

Standaard worden abonnementen maandelijks gefactureerd op de dag dat het abonnement is aangemaakt. U kunt echter aangeven als u wilt dat de facturatie op een ander tijdstip of op een andere dag plaatsvindt.

4. Wat gebeurt er aan het einde van een abonnement?

Bij het einde van een abonnement kunt u ervoor kiezen om een aparte factuur te sturen of het abonnement automatisch te verlengen, afhankelijk van uw voorkeur en de afspraken met uw klant.

5. Hoe verwerk ik inkoopfacturen in WeFact?

Inkoopfacturen kunnen gemakkelijk worden verwerkt door ze toe te voegen onder het juiste tabblad. WeFact helpt fouten in online facturen te verminderen door duidelijke instructies en hulpartikelen.

6. Hoe kan ik fouten voorkomen bij het factureren van mijn abonnementen?

Door regelmatig de rubrieken en voorbeelden in de helpartikelen van WeFact te raadplegen, kunt u veelvoorkomende fouten vermijden. Zorg ervoor dat alle informatie correct is voordat u facturen verstuurt.

Picture of Martijn Meeuwis (Ervaringsdeskundige)

Martijn Meeuwis (Ervaringsdeskundige)

Martijn Meeuwis (1988), oprichter van de website BesteAbonnementen.nl, heeft een relatie met Anouk en is de trotse vader van Tess en Luka. Hij heeft een passie voor voeding, sport (crossfit en voetbal) en mindset. Laat je inspireren door onze ervaringen met productabonnementen en kies het abonnement dat het beste bij jou past. Volg Martijn ook op LinkedIn, Facebook en Instagram. Voor opmerkingen of vragen, mail naar info@besteabonnementen.nl of bel 033-2022144 tijdens kantooruren.Meer ervaringen van Martijn Meeuwis.